Permintaan jasa dapat datang lewat beberapa kanal sebelum lingkup kerja dan harga disepakati. Lembar tindak lanjut membantu tim melihat apa yang diminta, dokumen penawaran mana yang dikirim, dan keputusan apa yang masih menunggu. AI dapat merapikan draf kebutuhan dari catatan yang sudah disamarkan, tetapi tidak menetapkan harga atau membuat kesepakatan.
Alur ini adalah usulan redaksi, belum diuji pada data usaha pelanggan. Identitas dan kontak pelanggan sebaiknya tetap berada pada sistem yang aksesnya diatur usaha. Jangan mengirim percakapan atau dokumen rahasia ke alat AI tanpa izin.
Buat satu baris untuk setiap permintaan
Pakai kode prospek sebagai penghubung dengan catatan kontak yang aksesnya terbatas. Jangan menjadikan nama atau nomor telepon sebagai kunci pada lembar kerja bersama. Kolom yang bisa disiapkan:
| Kolom | Isi | Pemeriksaan |
|---|---|---|
| Kode permintaan | Penanda unik untuk satu permintaan | Cocokkan dengan sumber awal |
| Tanggal dan kanal masuk | Catatan waktu serta kanal yang benar-benar dipakai | Jangan menebak bila tidak tercatat |
| Jenis jasa dan lingkup yang diminta | Ringkasan kebutuhan dalam kata pelanggan atau rujukannya | Bedakan permintaan dari ruang lingkup yang disetujui |
| Pertanyaan terbuka | Informasi yang belum cukup untuk menyiapkan penawaran | Minta klarifikasi sebelum menulis asumsi |
| Kode dan versi penawaran | Rujukan dokumen yang sudah disetujui untuk dikirim | Simpan versi lama untuk riwayat |
| Nilai dan ketentuan yang ditawarkan | Salin dari dokumen penawaran yang disetujui | Jangan membuat angka dari ringkasan AI |
| Status | Tahap yang disepakati tim | Ubah setelah ada sumber atau tindakan yang jelas |
| Tindak lanjut dan tanggalnya | Langkah berikutnya serta tanggal yang memang disepakati atau ditetapkan tim | Jangan mengirim pesan otomatis dari draf |
| Pemilik tindak lanjut dan rujukan | Peran yang menangani serta sumber pemeriksaan | Pastikan orang tersebut berwenang |
Daftar status bukan standar untuk semua usaha. Tim dapat mulai dengan tahap seperti permintaan masuk, perlu klarifikasi, draf, disetujui untuk dikirim, terkirim, menunggu jawaban, disetujui pelanggan, atau tidak dilanjutkan. Pilih istilah yang sesuai dan catat alasan perubahan status.
Pisahkan permintaan, penawaran yang dikirim, dan persetujuan pelanggan. Pertanyaan tentang harga bukan persetujuan; draf penawaran bukan dokumen yang boleh dikirim. Jika lingkup atau harga berubah, buat versi baru dan simpan rujukan versi sebelumnya.
Minta AI merangkum kebutuhan tanpa mengarang penawaran
Gunakan kode permintaan dan kutipan yang sudah disamarkan. Minta hasil menyertakan rujukan sumber pada setiap butir. Jika tugas meminta estimasi biaya, jadwal, kapasitas, atau syarat yang belum ada di bahan, hasilnya harus berupa pertanyaan terbuka.
Susun draf ringkasan permintaan jasa dari kutipan berkode.
Jangan membuat harga, ruang lingkup yang disetujui, durasi,
jadwal, kapasitas, atau syarat pembayaran.
Pertahankan perbedaan antara permintaan dan persetujuan.
Untuk setiap butir, sertakan kode sumber atau tulis TIDAK ADA SUMBER.
Tandai perbedaan antarcatatan sebagai PERLU DIKONFIRMASI.
Keluarkan kode permintaan, jenis jasa, kebutuhan yang tertulis,
hal yang belum jelas, dan pertanyaan untuk penanggung jawab.
Jangan menyusun atau mengirim dokumen penawaran.
Catatan yang sudah disamarkan: [tempel kutipan yang diizinkan]Petugas membandingkan ringkasan dengan permintaan asal, menambahkan lingkup atau harga hanya dari dokumen yang sudah disetujui, lalu memeriksa kembali versi yang akan dikirim. Gunakan dropdown untuk menyamakan ejaan status dan filter untuk menampilkan tindak lanjut yang perlu dibaca; bantuan resmi Google Sheets tentang dropdown dan filter data menjelaskan fitur tersebut. Pilihan status tidak membuktikan bahwa penawaran telah dikirim atau disetujui.
Unduh templat kosong tindak lanjut penawaran jasa atau CSV-nya. Sebelum penawaran dibuat, baca cara menetapkan harga jasa per jam dan cara menentukan harga jasa. Setelah lingkup disepakati, lanjutkan ke panduan invoice penjualan sederhana.
